El flagelo del correo electrónico laboral es peor de lo que te imaginas

Pilita Clark

Las horas que dedicamos a nuestras bandejas de entrada reflejan un cambio perturbador en los patrones de trabajo que debe cambiar. Cada vez que reviso mis correos electrónicos, aparece un número en la esquina superior derecha del computador que solía llenarme de una horrible sensación de desesperación.

Muestra cuántos e-mails hay en mi bandeja de entrada y, a medida que escribo, puedo ver que hay muchos miles de ellos. Otro número en la parte superior izquierda muestra algo que una vez me causó aún más sufrimiento: los correos electrónicos que no se habían leído. También hay miles de ellos.

Durante un tiempo hice lo que la gente te dice que hagas para lidiar con una bandeja de entrada inflada. Configurar filtros. Archivar cosas en carpetas. Reservar tiempo para eliminar en masa. Pero la escala de la basura digital era abrumadora. Entonces hice algo mucho más efectivo. Me di por vencida.

No me he arrepentido de emplear esta estrategia liberadora. Sin embargo, me complació ver un correo electrónico el otro día con la noticia de que Cal Newport, un académico estadounidense, había escrito un nuevo libro titulado “Un mundo sin correo electrónico”. El libro promete liberar a los trabajadores de la tiranía de la bandeja de entrada e inmediatamente busqué una copia.

Newport se ha convertido en una autoridad en las formas más inteligentes de trabajar. El profesor de ciencias de la computación, de 38 años de edad, ha escrito siete libros en los últimos 16 años, incluyendo un éxito de 2016, “Trabajo profundo”, cuyo título se ha convertido en un eslogan para enfocarse en un mundo frenéticamente distraído.

También tiene un podcast, un blog, un boletín y tres hijos menores de nueve años. Por lo general, no trabaja después de las 5:30 pm los días de semana y tiene la mayoría de los fines de semana libres. Supongo que sabe trabajar de forma productiva. Si sabe cómo acabar con el flagelo del exceso de correos electrónicos es otra cosa.

Lo que más me gusta de su libro es que muestra que el problema del correo electrónico es mucho peor de lo que se pensaba. Lo que podría haber sido una leve molestia hace 10 años se ha convertido en una grave pérdida de productividad.

Según Newport, el trabajador promedio ahora envía y recibe alrededor de 126 correos electrónicos relacionados con el trabajo al día y muchos trabajadores administrativos dedican más de tres horas al día a la labor interminable de lidiar con ellos.

Lo hacen sabiendo que muchos mensajes son irrelevantes y pocos requieren respuestas instantáneas. ¿Por qué? En parte porque nuestros cerebros ancestrales están programados para preocuparse cuando no cumplen con las obligaciones sociales. Eso tenía sentido evolutivo cuando vivíamos en tribus interdependientes. Hoy, explica la angustia que surge al ver una pantalla de e-mails sin respuesta.

El problema es que el correo electrónico es tan barato y fácil que ha dado lugar a lo que Newport llama la “mentalidad de colmena hiperactiva”, una nueva forma de trabajo de oficina que gira en torno a una conversación en curso de mensajes no programados.

El correo electrónico y su primo más febril, Slack, ya no interrumpen simplemente las tareas importantes. Alimentan una interminable discusión digital sobre aquellas tareas que hemos llegado a considerar normales e inevitables.

En otras palabras, el flagelo del correo electrónico es parte de un problema sistémico más amplio que no se puede resolver con “trucos de productividad”, como escribir mejores títulos en la línea de asunto o usar la función de autocompletar de Gmail.

Requiere una revisión estructural mucho mayor, similar a la forma en que Henry Ford revolucionó la fabricación de automóviles con la línea de montaje.

Creo que ésta es una visión profunda. Estoy menos convencida de algunas de las ideas de Newport sobre lo que se puede hacer al respecto. Eso se debe en parte a que las organizaciones difieren tanto que hay pocas respuestas que funcionan para todos. Además, algunas de sus soluciones requieren herramientas de gestión de proyectos en línea, como Trello, que impulsan un trabajo más centrado en tareas específicas. Para un informático como Newport, estas herramientas pueden resultar más familiares que para los demás.

Muchas empresas se resistirían a probar algunas de sus otras ideas: fijar horas en las que no se puede interrumpir a un trabajador; contratar un “defensor de la atención”; aumentar el apoyo administrativo en los lugares de trabajo. Estos cambios, admite Newport, pueden ser “dolorosos a corto plazo”, aunque confía en que las ganancias de productividad a largo plazo valen la pena. Yo pienso que él tiene razón. Un día, un nuevo Henry Ford será recompensado por arreglar el mundo laboral imperfecto que se forjó sin saberlo a través de avances tecnológicos como el correo electrónico. Mientras tanto, Newport ha definido la escala de un problema que muy pocos de nosotros sabíamos que existía.